VD Course 
מייל בלתי נשכח
לפני כמה שנים עבדתי בארגון בין לאומי במחלקת הדרכה. המטרה שלנו הייתה לספק הדרכה למנהלים בחוץ לארץ. עשרות מיילים טסו הלוך ושוב ביננו לבין מדינות העולם בכל יום. אך מייל אחד שכתב הבוס שלי למזכירתו אני זוכרת עד היום.
ניסינו לקבוע תאריכים לסמינר באחת המדינות במזרח אירופה. כל פעם שהצענו תאריך הם אישרו אותו בהתחלה אבל יומיים שלושה אחר כך ביטלו: כל פעם מסיבה אחרת. הדבר חזר על עצמו 5 או 6 פעמים ודי שיבש לנו את יכולת לתכנן.
יום אחד קיבלנו מהם מייל נוסף עם שאלות לגבי הסמינר שחשבנו כבר נענו מזמן. מרוגז מכל ההתנהלות, המנהל העביר את המייל למזכירתו והוסיף שורה עצבנית לפני הטקסט המקורי: "אנא תבדקי מה המטומטמים האלה שוב פעם רוצים ותעני להם". בוא כתב את המילים ולחץ על... REPLY.
נכון, שהמילים נכתבו בעברית והם שם לא קוראים עברית. ונכון, הוא עשה recallלמייל הזה מייד (שזה רק משך עוד יותר תשומת לב למייל האומלל). חודשים ארוכים לאחר מכן, המנהל שלי, שבדרך כלל די הקפיד על נימוסים, עדיין פחד שיפטרו אותו בגלל הפגיעה בשותפים החשובים שלנו.
סוף הסיפור
שום דבר לא קרה ושנים אחרי זה, גיליתי שהם ראו את המייל, תרגמו אותו לשפתם, הופתעו מאוד אך החליטו מסיבות משלהם לא להעלות את העניין הזה. אבל כמות עוגמת הנפש שנגרמה על מייל אחד לבוס שלי הייתה עצומה וזכורה לכולנו עד היום.
למה אני מספרת את זה?
כדי להדגיש כמ חשובים המיילים בעסקים היום ובעסקים בין לאומיים הם חשובים כפליים. ואמנם כולנו כותבים עשרות מיילים כל יום לא רבים שולטים המיומנות הזאת בצורה אפקטיבית, מבזבזים המון זמן עליהם ולעיתים גם הרבה עצבים.
כל אחד רוצה חלק ממך
כמות עצומה של תקשורת שלכם בטוח עוברת דרך הדואר האלקטרוני. מנהלים ואנשי עסקים מדווחים לי בקול מוטרד (אך עם נימה של גאווה סמויה): "יש לי 1400 מיילים שעוד לא הספקתי לפתוח אפילו". ככל שאתה בכיר יותר כך יותר אנשים מנסים להשיג את תשומת לבך. אז הם שולחים מיילים. זה גורם לכם להרגיש חשובים. אך לענות על 100 מיילים בכל יום יכול בקלות למנוע מכם לעסוק בדברים שבאמת חשובים לעסק שלכם.
האם אנשים פותחים את המיילים שלכם?
לכתוב מיילים שגורמים לאנשים לפתוח אותם ומניעים לפעולה שרצויה לכם זאת מיומנות שכדאי ללמוד אותה. הינה כמה טכניקות שיעזרו לכם:
הניחו שכל אחד יכול להיות הקורא של המייל שלכם
אפרופו הסיפור שסיפרתי, כלל מספר אחד: הניחו שכל מייל שאתם כותבים הוא ציבורי. ברגע שלחצתם על הכפטור "שלח" אתם מאבדים שליטה על מי יקרא את הטקסט שכתבתם ומה יעשה איתו. אפילו אם אתם כותבים תזכורת קצרה לחבר בעבודה, חברו אותו בהתאם.
בשורת "הנושא" סכמו את תוכן המייל במקום לתאר
אנשים סוקרים את התיבה שלהם בעזרת כותרות של המיילים. הפכו את כותרת המייל שלכם לעשירה מספיק כדי שהקורא יוכל להחליט האם המייל הזה רלוונטי וחשוב. הדרך הטובה לכך היא לסכם את תוכן המייל שלכם בשורת הכותרת:
|
GOOD SUBJECT: |
BAD SUBJECT: |
|
Subject: Propose we finish first stage by November 25th |
Subject: Deadline discussion |
תנו לקורא את הקונטקסט המלא בתחילת המסר שלכם
יותר מידי פעמים ראיתי מיילים שמתחילים עם תשובה קצרה: "כן, אני מסכים. יוסי הוא האיש." על מנת להבין למה יוסי הוא ולמה בדיוק הוא האיש צריך לפעמים לגלגל את המייל למטה חצי קילומטר, בשביל למצוא את השאלה, או לפתוח 5 מיילים נוספים על מנת להיזכר בסוגיה. "האם אני אמור לענות על זה?" – שואל את עצמו המנהל שלנו. ואז הוא מגלה עוד מייל: "מי בכל זאת, יטפל בנושא הזה?" ועוד מייל: " קיבלת את המייל שלי?" מה נכתב קודם למה? על מה לענות? או וה אוי, ביצת המיילים הזאת היא פטנט בטוח לאיבוד שעה של עבודה!
כן, לפעמים קשה מאוד להגיע לליבה של הבעיה
את כנראה שלחת את הדואר, כי את שקועה במחשבות על משהו. אבל הקורא שלך ייתכן ששקוע במחשבות על משהו אחר לגמרי. גרוע מכך, אם זאת התכתבות עם מספר אנשים, המסרים עשויים להגיע בסדר הלא נכון של הודעות ותגובות. ולא, זה לא עוזר לכלול את כל ההתכתובת הקודמת כאשר את משיבה: את לא יכולה להכריח מישהו לסקור מסכים עם עשרות הודעות בגלל שהתעצלת לתת לו הקשר לתשובתך. אז, להתחיל את ההודעות שלך עם הקונטקסט שיספיק כדי לכוון את הקורא.
|
GOOD E-MAIL: |
BAD E-MAIL: |
|
To: Israel Israeli Subject: Re: Re: Re: Please give us the name of the presenter You asked us if Yossi can come to give the lecture on our new development. Yes, Yossi will come to do this. |
To: Israel Israeli Subject: Re: Re: Re: Please give us the name of the presenter Yes, Yossi is the man. |
כאשר אתה מכתב הרבה אנשים ב- CC למייל (במנהג מתועב זה יש להשתמש בזהירות), סמן מה בדיוק כל אחד מהמכותבים צריך לעשות
רק בגלל שאתה שולח מסר לשישה עמיתים מסכנים לא אומר שכל השישה יודעים מה לעשות כאשר הם מקבלים את המסר שלך. שאל את עצמך למה אתה שולח את ההודעה לכל נמען, והודיע להם בתחילת ההודעה מה הם צריכים לעשות עם זה. הפתעה גדולה: זה גם מאלץ אותך לחשוב מדוע אתה מכתב כל אחד ואחד מהם.
|
BAD CC: |
GOOD CC: |
|
To: Abby Gail, Ben Zehavi, Sheli Gross The Web site draft is done. Check it out in the attached file. The design firm will need our responses by the end of the week. |
To: Abby Gail, Ben Zehavi, Sheli Gross AG: DECISION NEEDED. Get marketing to approve the draft BZ: PLEASE VERIFY. Does the slogan capture our branding? SG: FYI, if we need a redesign, your project will slip. The Web site draft is done. Check it out in the attached file. The design firm will need our responses by the end of the week. |
השתמשו בהודעות נפרדות ולא בעותק מוסתר (bcc)
אם אתה מכתב מישהו בעותק מוסתר "רק כדי להיות בטוח" - תחשב שוב. שאל את עצמך: מה אתה רוצה שהמכותב הזה יידע ושלח הודעה נפרדת אליו אם צריך. זה יותר עבודה בשבילך, אבל אם כולם יעשו זאת, עומס המיילים יירד.
|
BAD BCC: |
GOOD BCC (NO BCC): |
|
To: Ami Please attend the conference today at 2:00 p.m. |
To: Ami Please attend the conference today at 2:00 p.m. To: Merav Please reserve the conference room for me and Ami today at 2:00 p.m. |
תגידו בצורה ברורה מה אתם רוצים שהצד השני יעשה
אם את רוצה שהדברים יעשו תגידי את זה. בבירור. אין דבר מתסכל יותר בשביל קורא המייל מאשר להיות מכותב על הודעת דואר ולגלות כעבור שלושה שבועות שמישהו ציפה ממנו להרים משימה ולהפעילה והוא לא הבין זאת בכלל. סכמי סעיפים לפעולה בסוף ההודעה כדי שכולם יוכלו לקרוא אותם במבט חטוף.
הודעות דואר נפרדות לנושאים נפרדים... (יש להפעיל שיקול דעת)
אם מישהו שולח לך הודעה הכוללת תריסר נושאים, שחלקם אתה יכול להגיב עכשיו, וחלקם לא, שלח תריסר (או אולי יספיק 5) תגובות אחת עבור כל נושא. בדרך זו, ניתן לשחרר חוט אחרי חוט מבלי לאבד בדרך חלק מהדברים.
תפרידו בין נושאים קלים לטיפול לבין נושאים שעלולים לגרום מחלוקות ואש. בדרך זו, הנושאים הקלים יטופלו להם בשקט, ותוכלו לנהל את המלחמות סביב נושאים סבוכים באופן נקודתי מבלי להצית אש כללית.
|
GOOD MIXING OF ITEMS: |
BAD MIXING OF ITEMS: |
|
Message #1: We need to gather all the articles by February 1st. Message #2: Sandy's missed a lot of deadlines recently. Do you think termination is in order? |
We need to gather all the articles by February 1st. Speaking of which, I was thinking … do you think we should fire Sandy? |
יש לכם הרבה מה להגיד לאותו אדם? דברו איתו בטלפון או אחדו את הדברים למסר אחד.
כן, ההמלצה הפוכה לדוקמת, אבל לפעמים הבעיה היא הפוכה: שליחת 500 הודעות זעירות ביום למישהו יצור עומס מיותר עליו. אם יש לך 10 נושאים לדיון עם אותו אדם, האיטיות של הקלדה תהפוך את התקשורת למסורבלת. רישמי את כל הנקודות העיקריות שלך על פיסת נייר והרימי אליו טלפון בשביל לדון בעל פה בכל הנקודות. אני מבטיחה שזה יחסוך לך טונה של זמן.
ערכו הודעות שאתם מעבירים הלאה
למען השם, אם מישהו שולח לך הודעה, אל תעביר אותה מבלי לערוך. הפוך אותה למתאימה לנמען שלך ותוודא שאתה לא יוצר בעיות עבור מי ששלח אותה אליך מלכתחילה.
|
GOOD FORWARDING: |
BAD FORWARDING: |
|
To: Dima Kathrin's idea, described below, is great. --- From: Kathrin Hey, Avi: Let's take the new design and add sparkles around the border… |
To: Dima Kathrin's idea, described below, is great. --- From: Kathrin Hey, Avi: Let's take the new design and add sparkles around the border. Dima probably won't mind; his design sense is so tasteless he'll approve anything. |
כאשר קובעים שיחה או שיחת ועידה, תוסיפו נושא השיחה להזמנה
זה עוזר לאנשים לתעדף ולנהל את לוח השנה שלהם בצורה יעילה יותר.
|
GOOD E-MAIL: |
BAD E-MAIL: |
|
Subject: Conference call Wednesday at 3:00 p.m. to review demo presentation. |
Subject: Conference call Wednesday at 3:00 p.m. |
וודאו שהמייל שלכם לא יותר מעמוד אחד
רוב האנשים לא קוראים יותר משתי פסקאות ולא מגלגלים את המסך למטה. וודאו ששתי הפסקאות הראשונות כוללות את המסרים שחשוב לכם להעביר. תגיעו לנקודה מייד ורשמו את המסר שלכם קצר ככל האפשר.
משפט המחץ הראשון
לעיתים קרובות, ניתן לראות בחלונית התצוגה המקדימה את השורה הראשונה של המסר עוד לפני שהוא נפתח. וודאו שלהתחלת המסר שלכם יש מספיק "בשר".
תבדקו איך אנשים מעדיפים שידברו איתם, וכמה מהר הם מגיבים
ברוסיה, למשל, אנשים לא סומכים על התקשורת הכתובה והם תמיד יעדיפו לדסקס נושאים משמעותיים בעל פה. (לגבי נושאים עוד יותר חשובים גם הטלפון לא יספיק, ותשמעו לא מעט את המשפט: 'זה לא לשיחת טלפון...')
לעיתים, אנשים קבורים תחת ערימות של דואר אלקטרוני ולא יכולים להגיב במהירות. אם הנושא חשוב לכם מאוד, השתמשו בטלפון או שלחו מייל ותוודאו בשיחת טלפון שהמייל הגיע, נקרא ומטופל. עשו זאת בזהירות: העיכוב לא חייב להיות אישי נגדכם, ייתכן שאדם היה פשוט עמוס במשהו אחר.
אם שלחתם חמש דקות לפני הפגישה מייל על כך שהפגישה נדחית בשלוש שעות, אל תניחו שאנשים קראו את המייל. אם יש לכם מידע דחוף, הרימו טלפון והודיעו על כך בעל פה.
